So organisieren wir 26 Ferienwohnungen mit zwei Kindern – ein ehrlicher Blick hinter die Kulissen

Wer uns auf Social Media folgt oder unseren Blog liest, stellt uns immer wieder dieselbe Frage:

„Wie schafft ihr das eigentlich? 26 Ferienwohnungen und gleichzeitig zwei kleine Kinder?“

Die ehrliche Antwort lautet: Nicht, indem wir rund um die Uhr arbeiten.

Natürlich gibt es stressige Tage. Tage, an denen das Handy ununterbrochen klingelt, eine Waschmaschine ausfällt oder ein Gast besonders viel Unterstützung benötigt. Doch die meiste Zeit funktioniert unser Alltag erstaunlich ruhig – nicht, weil wir alles perfekt machen, sondern weil wir im Laufe der Jahre gelernt haben, die richtigen Strukturen aufzubauen.

Als wir mit unserer ersten Ferienwohnung gestartet sind, sah das noch ganz anders aus. Damals wollten wir alles selbst erledigen. Heute wissen wir: Wer langfristig erfolgreich vermieten möchte, braucht nicht nur schöne Ferienwohnungen, sondern vor allem funktionierende Prozesse.

In diesem Artikel möchten wir euch mitnehmen in unseren Alltag und zeigen, wie wir Familie und Kurzzeitvermietung miteinander verbinden.

Unser Tag beginnt nicht mit Airbnb

Viele stellen sich wahrscheinlich vor, dass unser Tag morgens als Erstes mit Buchungen, Gästeanfragen oder Reinigungsplänen beginnt.

Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall.

Mein Wecker klingelt morgens um fünf Uhr. Diese erste Stunde des Tages gehört ganz bewusst nur mir. Ich meditiere, lese und lerne aktuell Spanisch und Schwedisch. Diese Zeit hilft mir dabei, ruhig und fokussiert in den Tag zu starten. Gerade weil unser Alltag manchmal turbulent sein kann, ist dieser Moment für mich unglaublich wertvoll.

Erst danach beginnt unser Familienleben.

Unsere beiden Kinder stehen auf, Thilo bereitet unten das Frühstück und die Brotdosen vor, während ich die Kinder oben anziehe und für den Kindergarten fertig mache. Anschließend fährt Thilo in sein Büro nach Winsen und ich bringe die Kinder in den Kindergarten.

Wenn ich danach wieder nach Hause komme und mein Homeoffice starte, öffne ich zum ersten Mal Airbnb, Booking.com und unsere Verwaltungssoftware.

Dieser Ablauf klingt vielleicht unspektakulär. Für uns ist er aber einer der wichtigsten Gründe, warum unser Alltag funktioniert.

Denn bevor wir Gastgeber sind, sind wir vor allem eines: Mama und Papa.

Wir machen längst nicht mehr alles selbst

Als wir unsere erste Ferienwohnung eingerichtet haben, wollten wir möglichst viele Aufgaben selbst übernehmen.

Wir haben gereinigt, Wäsche gewaschen, Gäste empfangen, Möbel aufgebaut, eingekauft und uns um jedes noch so kleine Detail gekümmert.

Rückblickend war das unglaublich lehrreich.

Gleichzeitig haben wir aber auch gemerkt, dass dieses Modell mit wachsender Anzahl an Ferienwohnungen irgendwann an seine Grenzen stößt.

Heute verfolgen wir deshalb einen anderen Ansatz.

Wir fragen uns nicht mehr:

„Was können wir selbst erledigen?“

Sondern:

„Welche Aufgaben müssen wirklich von uns erledigt werden?“

Das hat unseren Arbeitsalltag grundlegend verändert.

Jeder macht das, was er am besten kann

Ein großer Vorteil ist, dass wir als Ehepaar sehr unterschiedliche Stärken mitbringen.

Ich kümmere mich hauptsächlich um die Inserate auf Airbnb und Booking.com, richte neue Ferienwohnungen ein, kaufe Möbel und Dekoration ein und sorge dafür, dass jede Unterkunft den skandinavischen Hygge-Stil widerspiegelt, für den Hygge Homes steht.

Und ja – ich gebe es zu: Dass ich regelmäßig Möbel und Wohnaccessoires aussuchen darf, gehört definitiv zu den schönsten Seiten meines Jobs. Welche Frau träumt nicht davon, beruflich dekorieren und einrichten zu dürfen?

Thilo übernimmt dagegen den operativen Bereich. Er kümmert sich um die Akquise neuer Ferienwohnungen, organisiert viele Abläufe im Hintergrund und verantwortet die Gästekommunikation.

Natürlich sprechen wir täglich über unser Unternehmen und treffen wichtige Entscheidungen gemeinsam. Trotzdem hat jeder seinen eigenen Verantwortungsbereich.

Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch viele unnötige Diskussionen.

Systeme schlagen Arbeitsstunden

Wenn wir auf die letzten Jahre zurückblicken, gibt es eine Erkenntnis, die unseren Arbeitsalltag wahrscheinlich am stärksten verändert hat.

Wir haben nicht gelernt, immer mehr zu arbeiten. Wir haben gelernt, immer bessere Systeme aufzubauen.

Viele Menschen glauben, dass mehr Ferienwohnungen automatisch mehr Arbeit bedeuten.

Unsere Erfahrung ist eine andere.

Mit jeder neuen Unterkunft haben wir unsere Abläufe verbessert.

Heute nutzen wir verschiedene digitale Tools, die uns täglich unterstützen.

Über Smoobu laufen Buchungen und Kalender zusammen.

Mit Turno koordinieren wir unsere Reinigungskräfte.

Monday hilft uns dabei, Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten.

Airbnb und Booking.com bleiben natürlich unsere wichtigsten Buchungsplattformen.

Darüber hinaus haben wir viele Prozesse automatisiert.

Buchungsbestätigungen werden automatisch verschickt.

Auch viele Standardfragen unserer Gäste – zum Beispiel zum Parkplatz, zum Check-in oder zu Haustieren – werden automatisch beantwortet.

Sogar eine KI unterstützt uns inzwischen dabei, auf Anfragen zu reagieren, die mitten in der Nacht eingehen.

Diese Automatisierungen ersetzen keinen persönlichen Service.

Sie verschaffen uns aber Zeit für die Dinge, bei denen persönlicher Kontakt wirklich wichtig ist.

Nicht alles selbst zu machen, war eine der besten Entscheidungen

Am Anfang hatten wir das Gefühl, möglichst viel selbst erledigen zu müssen.

Heute wissen wir, dass genau das langfristig nicht funktioniert.

Deshalb haben wir ganz bewusst Aufgaben abgegeben.

Dazu gehören unter anderem:

• die Reinigung der Wohnungen
• die Wäsche
• Reparaturen
• der Self-Check-in
• verschiedene automatisierte Gästenachrichten

Das bedeutet nicht, dass wir weniger Verantwortung übernehmen.

Im Gegenteil.

Wir konzentrieren uns heute viel stärker auf die Aufgaben, bei denen wir den größten Mehrwert schaffen können.

Und genau dadurch bleibt auch mehr Zeit für unsere Familie.

Arbeiten im Homeoffice – ein großer Gewinn

Einer der größten Vorteile unseres Unternehmens ist für mich die Flexibilität.

Nachdem ich die Kinder morgens in den Kindergarten gebracht habe, starte ich meinen Arbeitstag im Homeoffice.

Ich arbeite in der Regel bis etwa 13 Uhr.

Anschließend gehört der Nachmittag unseren Kindern.

Gerade als Familie wissen wir diesen Freiraum unglaublich zu schätzen.

Natürlich gibt es Tage, an denen doch noch eine Nachricht beantwortet oder eine Entscheidung getroffen werden muss.

Doch grundsätzlich haben wir unser Unternehmen so aufgebaut, dass es sich an unser Familienleben anpasst – und nicht umgekehrt.

Genau das war von Anfang an unser Ziel.

Es läuft trotzdem nicht immer alles perfekt

Wer jetzt denkt, dass bei uns alles reibungslos funktioniert, den müssen wir enttäuschen.

Auch nach vielen Jahren in der Kurzzeitvermietung gibt es Situationen, die uns herausfordern.

Besonders zeitintensiv sind manchmal Gäste, die sehr viele Fragen haben oder bei denen aus kleinen Themen lange Nachrichtenverläufe entstehen.

Es gibt Tage, an denen wir gefühlt fünfzig Nachrichten mit einem einzigen Gast austauschen.

Nicht, weil etwas Schlimmes passiert ist.

Sondern weil immer wieder neue Fragen auftauchen.

Natürlich möchten wir jedem Gast freundlich und schnell helfen.

Gleichzeitig haben wir gelernt, dass nicht jede Anfrage sofort innerhalb weniger Sekunden beantwortet werden muss.

Auch hier helfen uns klare Prozesse und automatisierte Antworten dabei, den Überblick zu behalten.

Warum unsere Familie immer an erster Stelle steht

Wenn wir auf unseren bisherigen Weg zurückblicken, gibt es eine Entscheidung, die wir nie bereut haben.

Wir wollten nie ein Unternehmen aufbauen, das uns vollständig vereinnahmt.

Unsere Ferienwohnungen sollen unser Familienleben bereichern – nicht bestimmen.

Deshalb achten wir bewusst darauf, gemeinsame Mahlzeiten zu genießen, Zeit mit unseren Kindern zu verbringen und auch einmal das Handy beiseitezulegen.

Natürlich gelingt das nicht jeden Tag perfekt.

Aber genau darum geht es auch nicht.

Es geht darum, immer wieder bewusst Prioritäten zu setzen.

Denn am Ende erinnern sich unsere Kinder wahrscheinlich nicht daran, wie viele Gäste wir betreut haben.

Sie erinnern sich daran, wie viel Zeit wir gemeinsam verbracht haben.

Unser größtes Learning

Wenn uns heute jemand fragt, wie man viele Ferienwohnungen erfolgreich organisiert, lautet unsere Antwort nicht:

„Arbeite mehr.“

Sondern:

„Baue bessere Prozesse auf.“

Wir glauben fest daran, dass langfristiger Erfolg nicht dadurch entsteht, immer mehr Aufgaben selbst zu übernehmen.

Er entsteht dadurch, Verantwortung abzugeben, klare Strukturen zu schaffen und sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind.

Für uns bedeutet Kurzzeitvermietung deshalb weit mehr als Buchungen, Auslastung oder Umsatz.

Sie bedeutet Freiheit.

Die Freiheit, unsere Arbeit flexibel zu gestalten.

Die Freiheit, den Nachmittag mit unseren Kindern verbringen zu können.

Und die Freiheit, ein Unternehmen aufzubauen, das zu unserem Leben passt.

Fazit

26 Ferienwohnungen klingen im ersten Moment nach unglaublich viel Arbeit.

Und ja – manchmal ist es das auch.

Doch der entscheidende Unterschied liegt nicht in der Anzahl der Wohnungen, sondern darin, wie man sie organisiert.

Wir haben über die Jahre gelernt, Aufgaben abzugeben, digitale Helfer sinnvoll einzusetzen und Prozesse immer wieder zu verbessern.

Vor allem aber haben wir gelernt, dass unternehmerischer Erfolg und Familienleben kein Widerspruch sein müssen.

Unser Unternehmen soll uns nicht davon abhalten, Zeit mit unseren Kindern zu verbringen. Es soll genau das möglich machen.

Vielleicht ist das das größte Missverständnis über die Kurzzeitvermietung.

Es geht nicht darum, ständig mehr zu arbeiten.

Es geht darum, sich Schritt für Schritt ein System aufzubauen, das Freiräume schafft.

Für uns ist genau das der schönste Erfolg, den uns Hygge Homes geschenkt hat.